Getting Things Done, ou l’efficacité sans le stress

Dans ma quête du pouvoir me permettant de conquérir le monde d'une meilleure organisation personnelle et professionnelle, j'ai acheté Getting Things Done bien après tout le monde (première publication en 2001), puisqu'il est désormais entendu que la méthode de David Allen est LE best-seller mondial de l'organisation de tâches.

Getting Things Done, the art of stress-free productivity, ou GTD, est depuis 2005 une marque déposée. Respect donc, mais que peut bien nous apporter ce genre d'ouvrages, à nous les gens du Web qui ne sommes pas comme les autres (enfin, c'est ce qu'on dit...) ?

Atteindre un état de productivité sans stress

Ah çà déjà, ça me parle ! Non que je sois un adepte des nœuds dans l'estomac avant la présentation du site qui tue, mais quand même la vie de web entrepreneur n'est pas qu'un chemin pavé de fleurs... Bien souvent, c'est l'accumulation de tâches, dans un contexte déjà chargé de , qui déclenche cette sensation de saturation mentale :

La majeure partie du stress que subissent les gens naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent. (…) Les personnes dans cette situation deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles parviennent à gérer plus efficacement les questions non résolues de leur vie.

David Allen analyse nos comportements de stressés de la vie (car le pro et le perso s'entremêlent souvent, nous ne sommes que de pauvres créatures humaines...) et nous conseille les étapes suivantes :

1. clarifiez le résultat que vous voulez obtenir,
2. décidez de la prochaine action à effectuer,
3. notez un rappel du résultat voulu et de l’action requise dans un système fiable.

Facile à dire, mais pour cela il faut en premier lieu faire un listing complet et détaillé de tous les projets en suspens, toutes les tâches à réaliser, tout ce qui nous encombre l'esprit et qui ne sera traitable correctement que si couché sur une liste (papier ou électronique, ne renions pas nos origines...).

J'ai donc commencé par traiter tout dans Things (sous Mac, mais de nombreux logiciels similaires existent pour Windows ou Linux), un petit logiciel bigrement bien fait qui permet de classer ses priorités projet par projet avec (ou non) des dates d'échéances.

En effet, si l'on se réfère à l'excellent article d’Argancel sur le blog C’éclair.fr, appliquer la GTD revient à :

1. Libérer son esprit : ne gardez pas dans un coin de votre mémoire les tâches à réaliser, consignez-les dans une liste qui vous permettra de vous concentrer sur votre travail en cours.
2. Effectuer une gestion verticale et horizontale des actions : à tout moment, vous devez tenir à jour votre liste horizontale (à plat, je dois faire X, Y, et Z) et verticale (je dois acheter A et appeler B pour enfin aller au point C me permettant d'aachever correctement la tâche X).
3. Organiser son flux de travail selon 5 principes : ce n'est qu'en canalisant vos entrées te sorties que vous pourrez appliquer le filtre de contrôle nécessaire à une gestion rigoureuse de vos urgences.

   1 = collecter les sujets qui retiennent notre attention

   2 = traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent

   3 = organiser les actions concrètes à exécuter

   4 = revoir les actions et évaluer les options

   5 = agir en fonction des options choisies

   Diagramme getting Things Done - Source : Archimarketing

4. Suivre un processus de mise en route du projet établi : Calqué sur notre fonctionnement naturel, Allen propose le modèle suivant :

   1 = définir la raison et les principes

   2 = se représenter les résultats

   3 = faire du brainstorming

   4 = s’organiser

   5 = déterminer les premières actions à exécuter

5. Effectuer un entretien régulier de sa liste : pour valider, amender, corriger ou supprimer des tâches ; car ce n'est que si elle est parfaitement à jour qu'elle vous aidera à mieux vous organiser.
6. Faire le bon choix d'action : les critères suivants doivent vous aider à qualifier chacune des demandes en

La méthode Getting Things Done, en résumé

Source : Archimarketing.com

• Collectez toutes les choses qui vous préoccupent dans votre vie privée et dans votre vie professionnelle

  • Documents physiques (feuilles volantes, magazines à lire, livres, etc.)
  • Idées
  • Questions en suspens

• Déterminez ce que vous devez faire avec chaque “chose” collectée

  • Une action est-elle nécessaire?
  • Est-ce que cette action prend moins de deux minutes?
  • Si c’est le cas, faites-la à l’instant
  • Si ce n’est pas le cas, organisez en suivant le diagramme

• Faites une liste de tous vos projets personnels ou professionnels
• Pour chacun de vos projets, déterminez la prochaine action à exécuter
• Faites une ou plusieurs listes des prochaines actions à accomplir
• Révisez vos listes de prochaines actions dès que vous avez un moment de libre

  • Faites le bon choix en évaluant vos options

• Révisez vos listes de projets chaque semaine
• Révisez une ou deux fois par an vos projets de carrière et de vie

Bilan perso face à la conquête du monde grâce à GTD

Pour être totalement franc, j'en suis à la première semaine de mise en application progressive de ce management du temps et des tâches, j'avoue que les premiers résultats sont concluants mais qu'il reste encore beaucoup à faire pour bien rationnaliser tous les moments de la journée professionnelle.

L'objectif étant de faire mieux et plus rapidement ce que l'on accomplit d'ordinaire,  je ne saurai que trop vous encourager à essayer cette méthode qui me permet —déjà !— d'éviter d'oublier d'envoyer un email de remerciement, de passer prendre le costume au pressing, ou de se concentrer à 100% sur ce devis hyper important avant d'entamer quoi que ce soit d'autre !